Protection des données

Politique de confidentialité de PIVOTINK.

Cette politique décrit comment PIVOTINK traite les données à caractère personnel dans le cadre de son site et de ses prestations de conseil en transformation numérique, en conformité avec le Règlement (UE) 2016/679 (RGPD) et le droit belge applicable.

1. Responsable du traitement et contacts
Le responsable du traitement des données collectées via le site https://pivotink.ink/ et dans le cadre des missions décrites sur ce site est:
PIVOTINK SRL, société à responsabilité limitée de droit belge, dont le siège social est établi à Silversquare Bailli, Avenue Louise 231, 1050 Bruxelles, Belgique, enregistrée à la Banque-Carrefour des Entreprises sous le numéro 0789.654.321 (TVA BE0789654321).
Pour toute question liée à la protection des données, vous pouvez nous contacter à l’adresse suivante: [email protected]. Nous utilisons cette adresse pour centraliser les demandes liées à la confidentialité, qu’elles concernent le site ou les projets menés pour nos clients.
2. Données collectées via le site
Lorsque vous consultez notre site ou interagissez avec nous, nous pouvons traiter différentes catégories de données vous concernant. Les données collectées restent limitées à ce qui est pertinent et nécessaire au regard des finalités poursuivies.
  • Données d’identification et de contact : nom, prénom, fonction, entreprise, adresse e-mail professionnelle, numéro de téléphone professionnel, pays et ville, tels que fournis notamment via le formulaire de contact sur la page « Contacts ».
  • Données relatives à la demande : contenu du message, type de projet envisagé, secteur d’activité, périmètre géographique, contraintes ou informations que vous décidez de partager dans le champ libre.
  • Données de navigation : adresses IP tronquées ou pseudonymisées, identifiants techniques, logs de serveur, informations sur le terminal et le navigateur, pages consultées, date et heure de la consultation, sources de trafic, dans le cadre de l’exploitation technique du site et de mesures de fréquentation.
  • Données issues de cookies et traceurs : préférences de consentement, identifiants de session, données analytiques agrégées. Les modalités détaillées sont décrites dans la Politique cookies.
Nous ne solicitons pas volontairement de données sensibles (par exemple, données relatives à la santé, aux opinions politiques ou à l’appartenance syndicale) via notre site. Nous vous invitons à ne pas inclure ce type d’informations dans les formulaires ou les échanges initiaux.
3. Finalités et bases juridiques du traitement
Les traitements que nous réalisons poursuivent des finalités déterminées, explicites et légitimes. Ils reposent sur l’une ou plusieurs des bases juridiques prévues par le RGPD, selon la nature de la relation et le contexte.
  • Gestion des demandes entrantes et des relations prospectives (intérêt légitime / mesures précontractuelles) : répondre à vos questions, analyser vos besoins, préparer des propositions de mission, organiser une session stratégique ou un premier échange. La base juridique repose sur notre intérêt légitime à développer notre activité et sur l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande.
  • Exécution des missions de conseil (contrat) : lorsque vous devenez client, les données nécessaires à la bonne exécution du contrat sont traitées sur la base juridique de l’exécution de ce contrat (coordination des intervenants, gestion de projet, suivi des livrables, facturation).
  • Gestion des obligations comptables, fiscales et légales (obligation légale) : conservation et traitement de certaines informations relatives à la facturation et à la relation commerciale pour répondre à nos obligations légales belges et européennes.
  • Amélioration du site et de nos services (intérêt légitime) : analyse agrégée de la fréquentation du site, des pages consultées et des parcours, afin de améliorer l’ergonomie, la sécurité et la pertinence de notre contenu pour les dirigeants et équipes qui visitent le site.
  • Communication et information ciblée (consentement / intérêt légitime) : envoi ponctuel d’informations sur nos services, de contenus ou d’invitations à des événements, lorsque vous nous y avez autorisés ou lorsque la loi nous le permet dans un contexte B2B. Vous pouvez à tout moment vous opposer à ces communications.
Lorsque la base juridique est le consentement, nous nous assurons qu’il est recueilli de manière libre, spécifique, éclairée et univoque, et que vous disposez d’une possibilité simple de le retirer à tout moment sans justification.
4. Origine des données
La plupart des données que nous traitons nous sont directement fournies par les personnes concernées, notamment via le formulaire de contact, les échanges par e-mail, les réunions ou les appels. Dans le cadre de missions B2B, certaines informations peuvent également provenir de vos collègues ou de sources internes à votre organisation (par exemple, schémas d’architecture, organigrammes, documents de référence).
De manière ponctuelle, nous pouvons obtenir des informations professionnelles (fonction, entreprise, coordonnées publiques) via des sources accessibles au public ou des outils de prospection B2B respectant le cadre légal applicable, dans le but d’identifier des interlocuteurs pertinents dans le cadre de notre activité de conseil aux entreprises.
5. Destinataires des données et transferts
Les données collectées dans le cadre du site ou des missions sont accessibles uniquement aux personnes qui en ont besoin pour réaliser leurs tâches: associés, consultants, chefs de projet, personnel administratif et fonctions support, ainsi qu’à certains prestataires impliqués dans l’hébergement ou le fonctionnement des systèmes utilisés par PIVOTINK.
  • Prestataires techniques : hébergeurs, fournisseurs d’outils collaboratifs, services de messagerie, solutions analytiques. Ces prestataires agissent en qualité de sous-traitants et sont soumis à des obligations contractuelles strictes en matière de confidentialité et de sécurité.
  • Partenaires de projet : dans le cadre de missions spécifiques, certaines informations peuvent être partagées avec des intégrateurs, éditeurs ou cabinets partenaires, dans la stricte mesure nécessaire au projet et conformément aux engagements contractuels.
  • Autorités et instances publiques : le cas échéant, lorsque la loi l’impose ou dans le cadre d’une procédure réglementaire ou judiciaire légitime.
Nous privilégions l’hébergement et le traitement des données au sein de l’Espace économique européen. Si des transferts vers des pays situés en dehors de l’EEE devaient intervenir, ils seraient encadrés par des garanties appropriées (décisions d’adéquation, clauses contractuelles types, mesures complémentaires) conformément au RGPD.
6. Durée de conservation
Nous conservons les données personnelles uniquement pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, augmentée des délais de prescription légale éventuellement applicables. Les durées peuvent varier selon le type de données et le contexte de collecte.
  • Données de contact liées à une demande d’information sans suite commerciale : en principe jusqu’à 24 mois après le dernier échange significatif, sauf opposition préalable de votre part.
  • Données liées à une relation client active : pendant la durée de la mission et, en principe, jusqu’à 10 ans après la fin de la mission, pour répondre aux obligations légales et défendre nos droits en cas de litige.
  • Données de facturation et pièces comptables : selon les durées imposées par le droit belge en matière comptable et fiscale.
  • Données de navigation et analytiques : conservées pour des durées généralement comprises entre 13 et 26 mois, dans des formats agrégés ou pseudonymisés lorsque cela est possible.
  • Données relatives aux candidatures : en principe jusqu’à 24 mois après la clôture du processus, sauf accord explicite pour une durée plus longue.
À l’issue des durées de conservation pertinentes, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées de manière sécurisée lorsqu’une conservation plus longue est imposée par la loi.
7. Vos droits en tant que personne concernée
Conformément au RGPD, vous disposez de plusieurs droits concernant les données personnelles vous concernant, dans les limites et conditions prévues par la réglementation:
  • Droit d’accès : obtenir la confirmation que des données vous concernant sont traitées et en recevoir une copie.
  • Droit de rectification : faire corriger des données inexactes ou compléter des données incomplètes.
  • Droit à l’effacement : demander la suppression de vos données dans certains cas (par exemple, lorsque les données ne sont plus nécessaires aux finalités poursuivies ou lorsque vous retirez votre consentement).
  • Droit à la limitation : obtenir la limitation temporaire du traitement dans des situations particulières (contestation de l’exactitude, contestation de la licéité du traitement, etc.).
  • Droit d’opposition : vous opposer, pour des raisons tenant à votre situation particulière, à certains traitements fondés sur notre intérêt légitime, ainsi qu’à tout moment aux communications de prospection professionnelle.
  • Droit à la portabilité : dans certains cas, recevoir les données que vous nous avez fournies dans un format structuré et couramment utilisé, ou demander leur transmission directe à un autre responsable de traitement lorsque cela est techniquement possible.
Pour exercer ces droits, vous pouvez nous écrire à [email protected]. Afin de protéger vos données, nous pourrons vous demander des informations complémentaires permettant de vérifier votre identité avant de traiter votre demande.
Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente en Belgique, l’Autorité de protection des données (APD), si vous estimez que vos droits n’ont pas été respectés. Nous vous invitons toutefois à nous contacter en premier lieu afin de tenter de trouver une solution amiable.
8. Sécurité des données
PIVOTINK met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données contre la destruction accidentelle ou illicite, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée ou l’accès non autorisé. Ces mesures tiennent compte de l’état des connaissances, des coûts de mise en œuvre, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement, ainsi que des risques pour les droits et libertés des personnes.
Ces mesures comprennent notamment la limitation des droits d’accès, la sécurisation des équipements et canaux de communication, l’utilisation d’outils collaboratifs sérieux, la sensibilisation des équipes et, lorsque cela est pertinent, la pseudonymisation ou l’anonymisation de certaines données. Aucun système n’étant parfaitement sécurisé, nous restons attentifs à l’amélioration continue de nos pratiques.
9. Données traitées dans le cadre des missions clients
Dans le cadre de nos missions de transformation numérique, nous pouvons être amenés à traiter des données appartenant à nos clients, y compris des données relatives à leurs propres clients, collaborateurs, fournisseurs ou partenaires. Dans la plupart des cas, nous intervenons alors en qualité de sous-traitant, sur instruction du client responsable de traitement.
Les modalités précises de ces traitements (types de données, finalités, mesures de sécurité, localisation, sous-traitants ultérieurs, durée de conservation, etc.) sont encadrées dans des contrats ou accords de traitement spécifiques conclus avec les clients. Ces traitements ne sont pas décrits de manière exhaustive dans la présente politique, qui se concentre sur l’utilisation du site et les relations directes avec PIVOTINK.
10. Candidatures et recrutement
Lorsque vous nous adressez une candidature spontanée ou répondez à une opportunité publiée par PIVOTINK, nous traitons les informations fournies dans votre CV, votre lettre de motivation et les échanges qui en découlent, ainsi que, le cas échéant, les résultats d’entretiens ou d’exercices techniques.
Ces données sont utilisées exclusivement pour évaluer l’adéquation de votre profil aux besoins de PIVOTINK et échanger avec vous dans le cadre du processus de recrutement. Elles sont conservées pour une durée limitée, en principe jusqu’à 24 mois après la fin du processus, sauf accord explicite pour une conservation plus longue.
11. Cookies et technologies similaires
Notre site utilise des cookies et technologies similaires pour assurer son bon fonctionnement, mesurer l’audience et mémoriser certains paramètres. Les catégories de cookies utilisées, leurs durées de vie et les modalités de gestion de votre consentement sont décrites de manière détaillée dans la Politique cookies.
Vous pouvez à tout moment retirer ou modifier votre consentement à l’utilisation de certains cookies non essentiels, soit via les paramètres de votre navigateur, soit, lorsque cela est proposé, via les préférences accessibles depuis le site. Les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site ne peuvent pas être désactivés dans nos systèmes.
12. Mise à jour de la politique
La présente politique de confidentialité peut être amenée à évoluer, notamment pour tenir compte des changements législatifs et réglementaires, des recommandations des autorités de contrôle, de l’évolution de nos services ou de nos outils techniques.
La version en vigueur est celle accessible sur cette page à la date de consultation. Si une modification substantielle devait être apportée aux traitements décrits, nous pourrions vous en informer par les moyens appropriés, en particulier si vous êtes client ou si un changement affecte significativement vos droits.